SUMBER – Setelah penataan, sertifikasi dan sensus Barang Milik Daerah (BMD), Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Cirebon melakukan akuisis arsip secara online serta Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) secara digital pada tiap satuan kerja perangkat daerah (SKPD). Akusisi arsip ini se-Kabupaten Cirebon, dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon.
Kepala Dinas Kearsiapan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon, Suhartono SSos MM mengatakan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk serta media. Rekaman tersebut sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Informasi arsip statis yang diakuisisi tersebut merupakan hasil tahapan kegiatan akuisisi arsip statis, mulai pendataan, penataan, penilaian, dan penyerahan arsip statis. “Akuisisi statis bisa diumumkan di-online. Biasanya arsip ini berupa data, foto, dokumen, jajak hidup, dan lain-lain. Sedangkan kalau akuisisi arsip dinamis bersifat rahasia,” kata Suhartono kemarin.
Pengelolaan arsip menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis. Pengelolan arsip sangat penting dalam upaya temu kembali pada saat pencarian. Pengelolaan arsip di lembaga pemerintah maupun swasta, menjadi masalah klasik yang susah untuk dihilangkan. Ketidakteraturan, serta tempat penyimpanan yang tidak memadai, membuat kondisi arsip menjadi mudah rusak, bahkan hilang. Padahal, dalam konteks negara sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, arsip harus dijaga keutuhannya.
“Dengan sistem pengelolaan arsip statis secara online, bukan manual, maka kita semua bisa menjangkau jaringan kearsipan yang mampu menjangkau ke seluruh daerah di Indonesia. Sehingga, dengan sistem itu, arsip dari setiap daerah dapat diakses secara langsung (online). Setelah melakukan SIKD di tiap SKPD secara online, diharapkan, semua arsip, dokumen penting di Kabupaten Cirebon akan lebih tertata rapi, tidak hilang dan aman,” tandasnya. (via)